Invitación a un evento de empresa: 20 plantillas de correo, del save the date al recordatorio
Plantillas de correo para invitar a un evento de empresa o una convención de equipo: save the date, invitación completa, cena de equipo, jornada fuera de la oficina, taller, equipos híbridos, las preguntas que hay que hacer (dietas, accesibilidad, hotel) y los recordatorios.
Una invitación a un evento de empresa es mitad invitación, mitad formulario de logística. La gente necesita saber las fechas, el lugar, el objetivo y qué está cubierto, y tú necesitas las necesidades alimentarias, de accesibilidad y de transporte antes de poder reservar nada. Aquí tienes plantillas para cada paso, más versiones cortas para una cena de equipo o una salida.
El save the date
- Asunto: Save the date: evento de equipo del 14 al 16 de marzo Reservad del 14 al 16 de marzo para nuestro evento de equipo en Lisboa. Los detalles y un enlace para responder llegarán a principios de febrero.
- Asunto: Evento de equipo en marzo, reservad las fechas Reunimos a todo el equipo del 14 al 16 de marzo. Pronto, más detalles; de momento, deja esos días libres.
La invitación completa
- Asunto: Invitación: evento de equipo en Lisboa, del 14 al 16 de marzo Nos vamos a Lisboa del 14 al 16 de marzo para preparar el año y pasar tiempo de verdad juntos. Vuelos, hotel y comidas están cubiertos. Responde antes del 1 de febrero para que podamos reservar los vuelos, e indícanos cualquier necesidad alimentaria o de accesibilidad.
- Asunto: Invitación al evento de equipo, responde antes del 1 de febrero Dos días, un equipo, nada de portátil por la noche. La agenda llega la semana que viene. Responde y dinos qué necesitas para el viaje.
- Asunto: Nuestra jornada fuera de la oficina: todos los detalles Acompáñanos en la Finca Los Robles de miércoles a viernes, del 14 al 16 de marzo. Enviaremos la agenda completa en cuanto sepamos quién viene.
Cena de equipo
- Asunto: Cena de equipo para celebrar el lanzamiento El jueves a las 21:00 en Casa Lucía, invita la empresa. Responde antes del martes para que podamos reservar.
- Asunto: Cena de bienvenida para Nour Demos a Nour la bienvenida que se merece: cena el viernes a las 21:00. Responde indicando tus necesidades alimentarias.
Salida de verano y jornada fuera
- Asunto: Salida de verano, viernes a partir de las 16:00 Comida, juegos y sol (esperemos) en el parque. Familias bienvenidas.
- Asunto: Jornada fuera de la oficina: miércoles de 10:00 a 16:00 Un día fuera de la oficina para preparar el próximo trimestre. Comida incluida; dinos tus necesidades alimentarias.
Taller o jornada de trabajo
- Asunto: Jornada de planificación, miércoles El miércoles, de 10:00 a 16:00, en la sala grande. Comida incluida. Responde para que pidamos la cantidad justa.
Equipos híbridos y en remoto
- Únete en Lisboa si puedes, o en línea en las sesiones marcadas como «híbridas». Dinos cuál al responder.
- A los compañeros en remoto les cubrimos el viaje. Responde indicando tu estación o aeropuerto más cercano.
Las preguntas que hay que hacer
- Indícanos cualquier necesidad alimentaria.
- ¿Tienes alguna necesidad de accesibilidad que debamos prever? (Se pregunta con tu consentimiento y solo se comparte con quienes organizan.)
- ¿Necesitas habitación de hotel la noche del 13 de marzo?
- ¿En qué sesiones quieres participar? (Enviaremos la lista la semana que viene.)
Respuestas y recordatorios
- Responde antes del 1 de febrero para que podamos reservar los vuelos.
- Un recordatorio rápido: necesitamos tu respuesta antes del viernes para guardarte el sitio.
- ¡Solo quedan dos semanas! Aquí tienes la agenda y la información de transporte.
- ¿No puedes venir? Responde igualmente, así nos organizamos.
Enviarla
Para una cena de equipo, una salida o un evento de un día, puedes crear una invitación de equipo gratis: cada persona recibe su propia invitación por correo, ves cuánta gente viene según llegan las respuestas, y las necesidades alimentarias y de accesibilidad (preguntadas con consentimiento) llegan a una sola lista. Gratis hasta 100 invitados. Para un evento de varios días con agenda e inscripción en sesiones, la aplicación TeamRally (en inglés) está hecha para eso.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar el correo? Fechas, lugar, objetivo, qué está cubierto y una fecha para responder, con las preguntas sobre dietas, accesibilidad y viaje.
¿Con cuánta antelación? Un save the date entre seis y diez semanas antes; la invitación, entre cuatro y seis.
¿Cómo conseguir respuestas? Una fecha con un motivo, una respuesta de un clic y un recordatorio.
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