Combien de temps à l’avance inviter à un séminaire ?

Un save the date six à dix semaines avant, l’invitation complète quatre à six semaines avant.

Comment obtenir des réponses à une invitation ?

Une date de réponse avec une raison, une réponse en un clic, et une seule relance avant l’échéance.

Invitation à un séminaire d’équipe : 20 modèles d’e-mail, du save the date au rappel

Q: Que doit contenir un e-mail d’invitation à un séminaire ?

Les dates, le lieu, l’objectif, ce qui est pris en charge, et une date de réponse, avec les questions sur les régimes alimentaires, l’accessibilité et les déplacements.

Une invitation à un séminaire, c’est moitié invitation, moitié formulaire logistique. Les gens doivent connaître les dates, le lieu, l’objectif et ce qui est pris en charge, et toi, tu as besoin des régimes alimentaires, des besoins d’accessibilité et des infos de transport avant de pouvoir réserver quoi que ce soit. Voici des modèles pour chaque étape, plus des versions courtes pour un dîner d’équipe ou une sortie.

Le save the date

Objet : Save the date : séminaire du 14 au 16 mars Merci de bloquer du 14 au 16 mars pour notre séminaire d’équipe à Lisbonne. Les détails et un lien pour répondre suivront début février.
Objet : Séminaire d’équipe en mars, merci de bloquer les dates Nous réunissons toute l’équipe du 14 au 16 mars. Détails bientôt ; pour l’instant, garde ces jours libres.

L’invitation complète

Objet : Invitation : séminaire à Lisbonne, du 14 au 16 mars Nous partons à Lisbonne du 14 au 16 mars pour préparer l’année et passer du vrai temps ensemble. Vols, hôtel et repas sont pris en charge. Merci de répondre avant le 1er février pour que nous puissions réserver les vols, et de nous indiquer tout régime alimentaire ou besoin d’accessibilité.
Objet : Invitation au séminaire, réponse avant le 1er février Deux jours, une équipe, pas d’ordinateur le soir. Le programme suit la semaine prochaine. Merci de répondre et de nous dire ce dont tu as besoin pour le trajet.
Objet : Notre séminaire au vert : tous les détails Rejoins-nous au Domaine des Chênes du mercredi au vendredi, 14–16 mars. Nous enverrons le programme complet dès que nous saurons qui vient.

Dîner d’équipe

Objet : Dîner d’équipe pour fêter le lancement Jeudi à 19 h 30 chez Lucia, offert par l’entreprise. Merci de répondre avant mardi pour que nous puissions réserver.
Objet : Dîner de bienvenue pour Nour Accueillons Nour comme il se doit : dîner vendredi à 19 h 30. Réponds en indiquant tes régimes alimentaires.

Sortie d’été et journée au vert

Objet : Sortie d’été, vendredi à partir de 16 h Repas, jeux et soleil (espérons-le) au parc. Familles bienvenues.
Objet : Journée au vert : mercredi de 10 h à 16 h Une journée hors du bureau pour préparer le prochain trimestre. Déjeuner fourni ; indique-nous tes régimes alimentaires.

Atelier ou journée de travail

Objet : Journée de planification, mercredi Mercredi, de 10 h à 16 h, dans la grande salle de réunion. Déjeuner fourni. Merci de répondre pour que nous commandions la bonne quantité.

Équipes hybrides et à distance

Rejoins-nous à Lisbonne si tu peux, ou en ligne pour les sessions marquées « hybride ». Dis-nous lequel en répondant.
Pour les collègues à distance, nous prenons en charge le trajet. Réponds en indiquant ta gare ou ton aéroport le plus proche.

Les questions à poser

Merci de nous indiquer tout régime alimentaire.
As-tu des besoins d’accessibilité à prévoir ? (Demandé avec ton accord et partagé uniquement avec les organisateurs.)
As-tu besoin d’une chambre d’hôtel la nuit du 13 mars ?
À quelles sessions veux-tu participer ? (Nous enverrons la liste la semaine prochaine.)

Réponse et relances

Merci de répondre avant le 1er février pour que nous puissions réserver les vols.
Petit rappel : nous avons besoin de ta réponse avant vendredi pour garder ta place.
Plus que deux semaines ! Voici le programme et les infos de transport.
Tu ne peux pas venir ? Réponds quand même, pour que nous nous organisions.

L’envoyer

Pour un dîner d’équipe, une sortie ou un événement d’une journée, tu peux créer une invitation d’équipe gratuite : chaque personne reçoit sa propre invitation par e-mail, tu vois le nombre de participants au fil des réponses, et les régimes alimentaires et besoins d’accessibilité (demandés avec accord) arrivent dans une seule liste. Gratuit jusqu’à 100 invités. Pour un séminaire de plusieurs jours avec programme et inscriptions aux sessions, l’application TeamRally (en anglais) est faite pour ça.

Questions fréquentes

Que doit contenir l’e-mail ? Dates, lieu, objectif, prise en charge, et une date de réponse avec les questions sur les régimes, l’accessibilité et le trajet.

Combien de temps à l’avance ? Un save the date six à dix semaines avant, l’invitation quatre à six semaines avant.

Comment obtenir des réponses ? Une date avec une raison, une réponse en un clic, une relance.